Notificações

Seguir

O QUE SÃO AS NOTIFICAÇÕES?

As notificações são alertas que o sistema envia automaticamente por e-mail para usuários determinados . Apesar de não ser uma opção obrigatória, muitos clientes usam essa função para que haja um controle e prazos não sejam perdidos. Esses alertas podem acontecer em 2 casos:
O 1º caso de notificações está atrelado ao processo BPM e o 2º está relacionado ao tempo de conferência excedido, ou seja, aos documentos. 

  • NOTIFICAÇÕES ATRELADOS AO PROCESSO BPM. 

A partir de um fluxo criado ou mapeado junto com a equipe de implantação é necessário ser definido como expectador o perfil de usuário (que esteja na primeira tarefa do processo) para que receba uma notificação, como é destacado na imagem abaixo. Qualquer perfil selecionado como expectador receberá notificação, porém só os que estão na primeira tarefa (quando selecionados) serão notificados no processo inteiro. 

Ex:  Se na segunda tarefa ou em diante um perfil for classificado como um expectador é necessário fazer em cada ação, uma por uma.

 

eb73e2d6-ba4f-4d28-925f-7f0581dbedec.png

 

Caso não tenha nenhum perfil selecionado na primeira tarefa do BPM, nenhum usuário dentro deste perfil receberá notificação se houver qualquer movimento ao longo do processo. Porém se na segunda tarefa colocarmos o perfil da primeira como expectador em uma determinada ação, os usuários deste perfil serão notificados caso haja alterações nesta ação específica. 

 

Notificação por atraso

Após o SLA da tarefa de um processo BPM ser ultrapassada, o sistema envia uma notificação de atraso, para que os usuários possam atuar de forma mais rápida no processo.
É possível permitir esse tipo de notificação clicando em “Notifica usuário do atraso” como é mostrado na imagem abaixo, clicando diretamente na tarefa escolhida no BPM.

 

cde5b980-297b-439c-a6c8-bb3d3c2b94b7.png

 

  • Como eu faço para que um ou vários usuários sejam notificados mesmo não sendo o usuário que capturou?

É necessário clicar no botão engrenagem no canto superior esquerdo da tela inicial do unico | auto > Gestão de usuários > Fichas de usuário. Após pesquisar o usuário ou os usuários desejados é só clicar em editar permissão como é mostrado na imagem abaixo.

eee1fe9e-2748-4845-babb-efb7f5abfee1.png

 

A janela de editar permissões irá abrir e para que o usuário seja notificado mesmo que não tenha capturado no início do processo é necessário habilitar a opção “Permitir que o usuário veja processos de outros usuários”. A partir da permissão, o usuário escolhido será notificado quando houver qualquer alteração dentro do processo. 

 

  • NOTIFICAÇÕES ATRELADOS A CONFERÊNCIA DOS DOCUMENTOS.

Esta notificação ocorre quando há uma pendência no documento ou quando o tempo de conferência excedeu.

 

Notificação por pendência de documentos

A pendência acontece quando é verificado que há uma divergência de informação no documento.  

 

df1e2355-3b29-43f1-b4dd-151ba20f2ca7.png

 

E clicando no primeiro ícone como está destacado na imagem acima, é possível enviar para uma notificação para a pessoa que capturou o documento que há uma divergência de informação como é mostrado na imagem abaixo.

27f494f9-72e3-407d-aadc-c31e1de8091f.png


Na descrição é necessário comentar qual informação está incorreta e a pessoa que fez a captura será automaticamente selecionado em perfis a serem notificados E caso só quando estivesse na segunda aprovação do documento fosse descoberto o erro, tanto o perfil que capturou quanto o primeiro perfil que assinou seriam selecionadas automaticamente - Após clicar inserir, os perfis selecionados serão notificados. 

 

Notificação por tempo de conferência excedido

Esse tipo de notificação acontece a partir do SLA inserido em cada documento. Na imagem abaixo é possível visualizar 3 etapas de assinatura. A partir da captura, o primeiro perfil receberá uma notificação depois de 6 horas informando que esse documento precisa ser aprovado, já o segundo perfil será notificado depois de 12h a partir da assinatura ou não do primeiro e assim sucessivamente. 

 

f4032324-0f62-435d-8fe3-2ae9e2eeb501.png

Neste caso todos os usuários que estão com estes perfis serão notificados. 


FATO IMPORTANTE ESSENCIAIS PARA QUE HAJA UMA NOTIFICAÇÃO

Para que os usuários recebem as notificações, é necessário que:

  • Os e-mails não podem estar acompanhados com “reenviar ativação” como na imagem abaixo. O e-mail precisa estar ativo. 

c07a82ea-0aec-4784-87df-5a425b377ab2.png

  • As permissões precisam estar habilitadas para “notificações” e "notificação de projeto” 

dba1e372-66c0-4204-9753-09ff84d8ef92.png

COMO ACONTECE ESSA NOTIFICAÇÃO?

A notificação é enviada por e-mail, por isso a importância do e-mail ativo. 

 

Notificações atrelados ao processo BPM 

Quando o usuário for o captador ou estiver selecionado como expectador, o e-mail que receberá é igual a este na imagem abaixo:

d569c508-88da-4057-9201-73ccd3dc2e46.png

 

Na imagem acima é possível identificar qual usuário alterou o processo, qual processo e as informações como data e  horário. Logo abaixo é encontrado os detalhes do processo como a data de abertura, o estabelecimento e o tipo de processo. Além de mostrar qual ou quais indexadores foram alterados. Clicando em abrir processo, o usuário será redirecionado para a tela do processo na plataforma do unico | auto. 

 

Notificação por pendência de documentos

Assim que o documento estiver com alguma pendência, o e-mail enviado é o mostrado na imagem abaixo:

dfa1d817-3373-4a3e-8298-9ced11206510.png

 

Na imagem acima é possível identificar o número do documento e logo abaixo as informações sobre o documento como o qual é a pendência, o estabelecimento, o tipo de processo e o tipo de documento. Neste e-mail também contém os indexadores do documento. Clicando em ver documentos, o remetente será direcionado para tela do documento em questão. 

 

Notificação por tempo de conferência excedido

Caso o perfil de usuários não assine dentro do tempo determinado em cada documento, o SLA (tempo de conferência) estará em atraso e quando isso ocorre, o perfil é notificado. E o e-mail é igual ao que é mostrado na imagem abaixo: 

 

05c524c9-6709-496c-b986-11d0a7b1e7e5.png


No e-mail é possível visualizar qual foi o documento que teve o tempo de conferência excedido. E logo abaixo temos mais informações como qual é o estabelecimento, tipo de processo, tipo de documento e etc.

Esse artigo foi útil?
Usuários que acharam isso útil: 0 de 0

Comentários

0 comentário

Por favor, entre para comentar.