Como convidar usuários

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1. O ENVIO DO CONVITE PARA O USUÁRIO.

Neste vídeo você aprenderá a criar novos usuários para o seu unico | auto.



Caso queira ler o passo-a-passo:

Para cadastrar um usuário no unico | auto é necessário ter um e-mail disponível ou o número de celular do colaborador para que o mesmo receba o convite e preencha os dados pessoais e crie uma senha. Abaixo mostraremos o passo a passo de como realizar o cadastro.

Para dar início é necessário clicar no ícone de engrenagem (1) conforme abaixo e logo em seguida o sistema irá expandir o menu, posicione o mouse sobre o campo “Gestão de usuários”(2) e em seguida clique em “Convidar Usuários” (3).

 

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Ao clicar em “Convidar Usuários”, o  sistema irá apresentar a tela abaixo:

 

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O primeiro passo é definir se o colaborador terá acesso a todos os estabelecimentos do Grupo (Filial) ou alguns estabelecimentos selecionados (Grupo) ou apenas um único estabelecimento (Estabelecimento).

 

Feito isso basta apenas clicar na opção desejada.

 

Quando selecionada a opção “Grupo” ou “Estabelecimento” o sistema irá apresentar os campos abaixo:

 

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Quando o tipo de usuário for “Grupo”, o usuário em questão terá acesso a 1 ou mais estabelecimentos como é mostrado na imagem abaixo.

 

Mas quando o tipo de usuário for “Estabelecimento”, o usuário em questão terá acesso apenas a 1 grupo de estabelecimento e 1 estabelecimento como é mostrado abaixo. 

 

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Após os preenchimentos acima, aparecerá as permissões dos usuários de acordo com as suas funções.

 

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OBSOs perfis de usuários e suas permissões são cadastrados e predefinidos após o mapeamento durante a implantação, caso seja necessário alterar as permissões ou criar novas funções iremos explicar o passo a passo no capítulo “nome do capítulo com link”.
E sempre estaremos disponíveis para tirar dúvidas em nosso atendimento (email e telefone).

Ao clicar em “Funções de usuário” (1) como é mostrado na imagem abaixo, o sistema apresentará a lista de funções disponíveis. Caso precise editar a função é só clicar em “Editar funções” (2).

 

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Com a função do usuário escolhida, permissões irão aparecer na tela. 

 

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AS FUNCIONALIDADES DE CADA PERMISSÃO:

  • Alterar função: Permite que o usuário altere a função em que precisa atuar, ex: de Gerente para Vendedor.

  • Alteração de senha: Permite que o próprio usuário altere sua senha no sistema quando necessário.

  • Anexar Formulário: Permite que o usuário possa anexar formulários aos processos em andamento.

  • Aprovação de documento: Permite que o usuário aprove documento nos fluxos de aprovações de notas.

  • Assinatura digital: Permite que o usuário assine documentos digitalmente escrevendo sobre eles.

  • Atribuição de recurso perfil: Permite que o usuário atribua recursos como esses da lista para outros usuários, função de gestor do sistema.

  • Atualização de processos: Permite visualizar o andamento dos processos em forma de lista.

  • BPM no card do processo: Permite visualizar o andamento dos fluxos BPM e com impressão em PDF.

  • Cadastro de indexadores: Permite cadastrar os indexadores em processos BPM e informar o título. Ex: valor, texto, números. 

  • Cadastro de notificação de Upload: Permite cadastrar uma notificação vinculada ao indexador do processo GP. Ex: data de nascimento.

  • Cadastro de estabelecimentos: Permite cadastrar o estabelecimento após o cadastro do grupo do estabelecimento e a pessoa jurídica. (Os clientes/usuários e unico | auto têm acesso).

  • Cadastro de filial: Permite cadastro de uma empresa nova ( Acesso interno unico | auto).

  • Cadastro de grupo de processos: Permite o cadastro de um grupo de processo. Ex: Grupo financeiro.

  • Cadastro de lista: Permite cadastrar as listas que são vinculadas aos indexadores, tipo lista ou checkbox.

  • Cadastro de pessoas jurídicas: Permite cadastrar um CNPJ novo do cliente.

  • Cadastro de tipos de documentos: Permite cadastrar documentos e selecionar se possui assinatura digital ou colaboração

  • Cadastro de tipos de processos: Permite cadastrar processos. Ex: Processo de notas de pagamento.

  • Cadastro/Alteração/Exclusão - Perfil de Usuário: Permite cadastrar, alterar e excluir um perfil de usuário.

  • Cadastro/Alteração/Exclusão - Tipo de Documento: Permite além de cadastrar, alterar e excluir um tipo de documento.

  • Cancelar documentos: Permite o cancelamento de documentos sem excluir a informação do banco de dados.

  • Captura de Scanner: Não está disponível na versão Workspace, mas permite escanear um documento dentro do unico | auto.

  • Captura de documentos: Permite anexar documentos armazenados no computador.

  • Checklist: Não é mais utilizado.

  • Conferir em lote: Permite selecionar vários documentos e conferir de uma só vez.

  • Convidar para colaborar: Permite enviar um convite para o cliente final para anexar documentos por SMS ou E-mail.

  • Dashboard de aprovações: Ainda só está disponível na versão legado, mas permite visualizar as aprovações dos processos em dashboards.

  • Dashboard de processos: Permite visualizar o andamento dos processos em dashboards.

  • Editar processo sit. final: Permite editar um processo já finalizado.

  • Editar documentos: Permite editar o indexador do documento.

  • Editar documento em lote: Permite selecionar vários documentos, mas é necessário ser do mesmo tipo de documento, e editar de uma vez só.

  • Editar indexador com restrição de datas: Permite editar documentos com restrição.

  • Editar processo: Permite editar os indexadores do processo.

  • Excluir anexo: Permite excluir os anexos do documento.

  • Excluir documento: Permite a exclusão de documentos.

  • Excluir processo:  Permite excluir o processo.

  • Exportar Excel: Permite exportar os indexadores do processo em Excel.

  • Formulário Dinâmico: Permite cadastrar os indexadores do formulário.

  • Formulário Antigo: Permite cadastrar indexadores e templates.

  • Gestão de Workflows: Permite criar e editar processos BPM.

  • Gestão de usuários: Permite acessar ao menu “Ficha de usuários”, “Convidar usuário”, verificar os “Convites enviados” e editar os já cadastrados.

  • Implantação/Cadastro: Esta permissão na versão Workspace virou “Cadastro”, e permite acessar os menus: Processos”, “Formulários”, “Cadastro de empresas” e etc…

  • Implantação/Sistema: Na versão Workspace virou “Cadastro”.

  • Incluir anexo de documento: Permite incluir um anexo dentro de um documento.

  • Inserir formulário:  Não é utilizada mais.

  •  Ler código de barras: Permite que o sistema identifique um código de barra escaneado no sistema.

  • Liberar vencimento por SLA:  Permite liberar a assinatura após o vencimento do SLA

  • Login no app:  Liberar acesso ao app

  • Mapa de processos - Documento: Permite mudar o tipo de pesquisa, na tela inicial, de documentos para processos.

  • Menu Implantação:  Na versão Workspace virou “Cadastro”.

  • Menu assinatura: Não é muito usado por ter sido feito específico para um cliente.

  • Menu capturar documentos: Na versão WorkSpace virou o (+) que permite iniciar um processo.

  • Menu dashboard: Permite visualizar os indicadores e o andamento dos processos.

  • Menu processos: Na versão WorkSpace virou o botão home.

  • Menu relatórios: Menu de consulta de relatório e importação XML.

  • Mover documento: Permite mover documentos entre processos.

  • Mover documento de estabelecimento: Permite mover documentos entre estabelecimentos.

  • Mover documentos entre Tipos de Processo: Permite mover documentos entre os processos.

  • Mover múltiplos documentos: Permite mover vários (2 ou mais) documentos entre processos.

  • Mover múltiplos documentos de estabelecimento: Permite mover vários (2 ou mais) documentos entre estabelecimentos.

  • Mover processo de estabelecimento: Permite mover o processo (conjunto de documentos) entre estabelecimentos.

  • Notificação de processo: Permite o usuário ser notificado de acordo com o processo definido.

  • Notificação: Permite notificações no sistema.

  • Perfil Workflow: Permite criação de tarefa vinculada nos perfis workflow dos processos GP.

  • Reservar processo:  Permissão para reservar o processo por tempo determinado do tipo de processo GP (a partir do tempo limite só o colaborador que reservou consegue editar o processo).

  • Resolver pendência de documento: Permite resolver uma pendência através do botão “Resolver Pendência”.

  • Tela de Documentos: Na versão Workspace, as informações ficam na tela inicial (“Home”).

  • Tela de Estabelecimento x IP: Funcionalidade TI.

  • Tela Filial x IP:  Funcionalidade TI.

  • Tela de Grupo de Estabelecimento x IP: Funcionalidade TI.

  • Tela importação de XML:  Na versão Workspace, essa permissão está no “Menu Relatório”. E permite importar de forma manual XML e DANFE desde que o certificado digital esteja configurado.

  • Tela de Relatórios Agendados: Na versão Workspace, essa permissão está no “Menu Relatório”. E permite a visualização de relatórios.

  • Template de visualização: Permite criar um novo template e visualizar os já existentes.

  • Visualizar documento: O usuário consegue visualizar os documentos anexados no processo.

  • Workspace: O usuário só tem acesso a versão nova na plataforma do unico | auto.

Workspace com chaveamento: O usuário tem acesso a versão nova da Vianuvam (Workspace) e a versão legado.
Logo abaixo das opções de permissões haverá mais 3 permissões necessárias.
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  • Permitir acesso de IP externo: Permite que o colaborador acesse o sistema fora dos domínios da rede da empresa. (necessário configurar com a equipe de T.I durante a implantação.
  • Permitir que o usuário consulte documentos que não são de sua conferência: Permite que o colaborador consulte notas fiscais ou outros documentos anexados por participantes dos fluxos do processo.
  • Permitir que o usuário consulte processo de outros usuários: Permite que o colaborador pesquise e veja todos os processos de outros usuários dos quais eles têm os processos em comum nos perfis e estabelecimentos.

    Após escolher e assinar todas as permissões para o usuário em questão, é necessário preencher os dados do colaborador para o envio do convite.   

    Abaixo, é onde definimos o login do colaborador e para qual e-mail ou telefone iremos enviar o convite para cadastro no sistema.

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  • Ao digitar um login desejado o sistema irá informar se esse login está disponível para uso, quando disponível o ícone de cor verde irá aparecer confirmando a disponibilidade.]
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  • Preencha o nome do colaborador e insira um e-mail ou número de celular, feito isso basta apenas clicar em enviar convite.e89e051e-3b73-4bf6-9a57-7b04b428fd21.png

2. COMO VERIFICAR SE O CADASTRO FOI FEITO?

Após o envio do convite, é possível verificar se o colaborador se cadastrou no sistema unico | auto.  É necessário clicar no ícone de engrenagem (1) conforme abaixo e logo em seguida o sistema irá expandir o menu, posicione o mouse sobre o campo “Gestão de usuários”(2) e em seguida clique em “Convites enviados” (3)

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A partir do clique em “Convites enviados”, abrirá a página abaixo:

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Para verificar, insira o e-mail para qual o convite foi enviado e pesquise no campo destacado abaixo:

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Caso o usuário não tenha se cadastrado ainda, o convite ficará em vermelho como mostra a imagem acima, porém se o usuário já estiver cadastrado ficará em verde conforme abaixo:

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